第一章 总则
第一条 为加强集团公司档案管理，实现档案管理制度化、规范化、程序化，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和国家、XX市有关档案工作的规定，结合集团公司档案工作实际情况，特制定本办法。
第二条 本办法所称档案，是指集团公司及所属单位在工作、生产、经营、建设、服务、管理和科学研究等活动中直接形成的，对本单位和社会有保存价值以备查考利用的各种文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录。
第三条 档案工作是企业管理基础工作的组成部分，是维护企业经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项重要工作。各级部门、单位、组织和员工都有保护档案的义务。集团公司和各单位形成的各门类、各种载体的档案实行统一管理，分级保管的原则。
第二章 档案管理机构和任务
第四条 集团公司综合办公室是档案管理的主管部门，设置档案管理中心，负责保管集团公司总部日常工作中形成的全部档案，并对所属单位的档案工作实行监督和指导。各单位办公室为档案主管部门，负责本单位的档案管理工作，按要求设置档案室。为维护档案完整与安全，便于档案的利用，各承办部门和个人不得分散保管档案。
第五条 集团公司与各单位档案主管部门的主要任务
（一）贯彻执行党和国家档案工作的方针、政策、法规，制订本单位档案管理规章制度并严格执行。
（二）制订本单位档案工作年度计划并组织实施。
（三）对所属部门、单位的档案工作进行业务指导和监督、检查。
（四）做好档案工作的统计工作。
（五）积极开展档案的利用工作，编制档案检索工具和汇编文件资料。
（六）负责培训档案管理人员，组织档案业务经验交流活动。
（七）学习研究和采用新技术、推行档案现代化管理手段。
（八）参加工程竣工、科研成果评审鉴定和设备仪器开箱的文件材料验收工作。
（九）会同有关部门对已超过保管期限的档案进行鉴定销毁工作。
（十）按照国家规定定期向档案馆移交档案。
第六条 各单位要设置专（兼）职档案员，各级职能部门要设置兼职档案员。档案工作人员应当忠于职守，遵纪守法，具有相应的档案专业知识和业务能力。档案工作人员要宣传贯彻档案工作法律法规和方针政策，制订本单位、本部门的年度归档计划并组织实施。
第三章 归档
第七条 归档的范围是本单位在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料。基本范围是：
（一）反映本单位研发、生产、服务、经营、管理等各项活动和基本历史面貌的，对本单位各项活动、国家建设、社会发展和历史研究具有利用价值的文件材料。
（二）本单位在各项活动中形成的对维护国家、企业和员工权益具有凭证价值的文件材料。
（三）本单位需要贯彻执行的有关机关和上级单位的文件材料，非隶属关系单位发来的需要执行或查考的文件材料；社会中介机构出具的与本企业有关的文件材料；所属和控股企业报送的重要文件材料。
（四）有关法律法规规定应归档保存的文件材料和其他对本单位各项活动具有查考价值的文件材料。
第八条 集团公司及所属单位文件材料的运转要遵循计划、生产（施工）、技术、经营等工作（以下简称生产活动）和文书处理的程序。生产（施工）活动中形成的科技文件材料（含声像档案），由科研课题和工程项目负责人指定有关人员负责积累、整理后归档。各项管理工作中形成的文件材料，由各职能部门按其业务范围，指定有关人员负责积累、整理，并经部门负责人审定后归档。
第九条 凡属企业归档范围的文件材料，必须按有关规定向本单位档案主管部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。
第十条 归档文件格式要符合国家、市档案局及交通运输部有关规定和要求。归档时交接档案双方应对档案进行检查、清点，填写《文件材料移交书》（见附件1），并且双方签字。
第十一条 归档时间
（一）管理性文件材料应在办理完毕后的第二年3月底前向档案主管部门归档。
（二）科研课题、基建项目在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内将应归档的文件材料组成保管单位，由项目负责人审定后，向档案主管部门归档。周期长的可分阶段、单项归档。
（三）外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。
（四）本单位人员外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档。
（五）会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理归档。可以由会计部门在满足档案保管要求的前提下自行保管，也可以在保管三年后向本单位档案主管部门移交。人事档案材料在自然年度终了后由人力资源（组织）管理部门整理归档，并在满足档案保管要求的前提下自行保管。
（六）电子文件（含声像档案）均视同为管理性文件材料按时归档。
第十二条 应随时归档的文件材料
（一）变更、修改、补充的文件材料。
（二）本单位内部机构变动和人员调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料。
（三）企业产权变动过程中形成的文件材料。
（四）其他临时活动中形成的文件材料。
第十三条 企业科研成果鉴定、基建工程竣工验收应有档案主管部门参加。文件材料不完整、不准确、不系统，不能进行鉴定、验收。工程创优、科研成果评奖前，应由档案主管部门审核归档的文件材料是否完整、准确、系统，并签署意见。
第四章 档案管理
第十四条 档案分类
（一）各档案主管部门应根据国家和有关部门档案分类编号的规定，编制本单位档案分类编号方法。分类编号要遵循文件材料的形成规律，并且要便于保管和提供利用。
（二）本单位生产、技术等管理性文件要按其文件内容分别归入生产、科研、基建、设备等类中统一编号。
第十五条 档案保管
档案保管应设有专门的库房，存放档案必须有专用柜、架，排架方法要科学和便于查找。应绘制库藏档案存放示意图，配备必要的设备，做好“防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防尘、防污染”工作。库藏档案要定期进行清理核对，做到帐、物相符，对破损或载体变质的档案，要及时进行修补和复制，库藏档案因移交、作废、遗失等注销帐卡时，要查明原因，保存依据。档案保管具体要求执行集团公司档案安全管理规定。
第十六条 档案鉴定
（一）档案保管期限
档案的保管期限定为永久、定期两种，定期一般分为30年、10年。具体保管期限按照《公司管理类档案保管期限表》执行（见附件4）。
（二）档案鉴定与销毁
档案主管部门应按档案的保管期限，定期对超过保管期限的档案进行鉴定。文书、会计和科技档案的鉴定，由档案主管部门组织有关业务部门共同参加，对被鉴定的各种档案材料，逐项审查，提出存毁意见。已经鉴定准备销毁的各种档案资料，档案主管部门编造销毁清册，申报本单位主管领导批准后予以销毁。销毁档案时应指定两人以上监销，并在档案销毁清册上签字，填写《档案销毁清册登记表》（见附件2），同时注明销毁的方式和日期。
第十七条 档案统计
（一）建立健全档案管理统计工作，统计数据以原始记录为依据，做到准确、可靠。
（二）档案统计主要有档案管理基本情况统计，档案数量统计，档案提供利用及其效果的统计等。
第十八条 档案管理现代化
（一）企业档案管理现代化是企业现代化管理的组成部分，要列入企业现代化管理的整体计划中统筹考虑。
（二）各级档案主管部门要推广应用数字化等现代管理方法。
第十九条 资产与产权变动中的档案处置
集团公司及所属单位发生兼并、破产、出售、股份制改造、股份合作制和与外商合资、合作经营以及实行承包、租赁等其他资产与产权变动时，应将档案处置工作列入其议程，成立企业档案处置工作专门组织，并同步进行。具体处置按照国家档案局《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》执行。
第五章 档案利用
第二十条 档案主管部门要熟悉本单位所藏档案的情况，主动了解各项工作对利用档案的需要。编制多种简便可行的检索工具，开展档案的编研工作，努力为生产经营管理服务。
第二十一条 凡需利用档案者，均须填写文件借阅单，依据借阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能凭单阅档。案卷一般仅供在档案室查阅，利用档案人员必须爱护档案，不得涂改、损坏、私自抄录、复印、圈点、批注等。档案原则不带出档案室。确需带出档案室借阅的，应由本单位档案主管领导批准。档案借阅期限不得超过7个工作日，到期归还；如需再借，应办理续借手续。
第二十二条 借阅文书、科技档案由档案主管部门负责人签批。借阅人事、财务档案，分别由业务主管部门负责人签批。如需复印档案资料，应由档案形成部门及档案主管部门批准并在查阅单中注明复印内容后方可复制。
第二十三条 借阅档案应严格履行手续，填写《档案借阅单》（见附件3），当面点交清楚。本系统借阅档案应通过档案系统履行线上借阅审批程序。外单位借阅档案，需持单位介绍信、信函等有效证件借阅档案，并由集团公司相关业务部室履行线上借阅审批程序。
第二十四条 收回借阅档案时，档案主管部门要严格检查，并登记予以注销。如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导，并根据有关规定追究责任。
第六章 附则
第二十五条 会计档案管理按照财政部和国家档案局制发的《会计档案管理办法》的有关规定执行。
第二十六条 人事档案管理按照国家和XX市人事档案管理有关规定执行。
第二十七条 档案管理中发生的违法违纪行为按照《XX市查处档案管理违法违纪行为程序暂行规定》和集团公司员工奖惩条例执行。
第二十八条 本办法由集团公司综合办公室负责解释。
第二十九条 本办法自公布之日起施行。
附件：
1、文件材料移交书
2、档案销毁清册登记表
3、档案借阅单
4、管理类档案保管期限表（略）
附件1、文件材料移交书
附件2、档案销毁清册登记表
附件3、档案借阅单
