一般来说，组织设计会有四个工作阶段：组织设计方案、部门职责设计、岗位设置、编制岗位说明书。过程如下：
而最后的文案，客户会有诸多应用的岗位说明书，则是人力资源管理的一个基础。其作用是企业用于明确岗位职责与权力的边界的工具。最后将继续应用于招聘、培训、考核、定薪、人才发展、组织设计等人力资源管理的多个模块，那么在编制岗位说明书前，需要梳理职责并分配到岗位上去，这项工作有很多工具可以使用，RACI职责分配矩阵、PDCA职责分配表都可以使用，今天来介绍PDCA职责分配表的操作过程。
一．梳理详细工作任务
各个部门职责梳理清楚后，部门内部各岗位所分担的具体工作事项和职责,需要形成以PDCA循环。因此要将部门职责职责进行PDCA分配:每项工作任务的完成都需包含一个完整的PDCA循环,就每个岗位所分配到的每项工作职责而言,都应在后面用相应的P、D、C、A进行标注,以明确各自承担的角色,通过审视一项工作任务的PDCA分配,可以看出是否存在职责角色缺失、工作流程过长或任务分配不合理等现象。
若某个岗位掌握了过多工作任务A(核准、确定)的权利,大权独揽,则说明该岗位过于集权,这样,一方面可能由于工作量过大、过于繁忙而导致决策效率降低,另一方面也降低了其他岗位的工作价值。对于一项工作任务,若存在过多C(检查、督导)的环节,则应审视是否其中某些环节可以取消,以提升工作流程的运转效率。若某些岗位集中了多数C(检查、督导)的职责,而很少承担规划(P)、批准(A)或实际执行(D)的角色,则应考虑该岗位是否应该独立存在,是否可以将该职务的职责释放给其他岗位。
二．编号
为使工作任务在相关岗位间的分配情况更为清晰,建议对于每个工作任务进行从左至右的顺序编号,这样便于检查一项职责是否落实到位。
三．横向百分比
“职责分配表”中的横向百分比表示,对于某一项模块职责来说,各个岗位所承担的责任权重分别为多少,其总和等于100%。这一百分比的标示仅针对三级部门内部所有岗位。由于明确了不同岗位在某一项职责模块中所承担的不同重要性,因此若某项工作未完成或未达到既定目标,哪些岗位应负主要责任就一目了然了。对于一项职责模块而言,行使P和A角色的岗位通常具有相对较高的重要性权重。
四．纵向百分比
“职责分配表”中的纵向百分比表示,对于该岗位来说,各职责模块在该岗位总体工作中所占的综合重要性权重为多少,其总和等于100%。这一百分比标示仅针对三级部门内部所有岗位。通过纵向百分比可以清晰看出,该岗位的哪些工作职责比较重要,哪些工作职责重要性稍低。
五．岗位主要职责
将“职责分配表”以岗位为单位纵向切下,可以看出,所列示的内容即为该岗位“岗位说明书”中最重要的组成部分——“工作职责”的内容。《职责分配表》是编写《岗位说明书》的重要基础。
六．“部门职责”及“职责内容”
即“职责分配表”最左边两列的内容,实际上它们来源于组织功能表。因此,在写作这块内容的时候,可以将组织功能表中相应该三级部门的“职责模块”及其“职责细项描述”复制在此。在编制《职责分配表》过程中,如果发现原有的职责模块和职责细项描述有误,可以返回组织功能表进行更正。
七．岗位名称
《职责分配表》以三级部门为单位进行编写,因此在列示岗位时,只需将该三级部门内所有岗位及二级部门相关正副职列出。在进行《职责分配表》编写的同时,应审视岗位设置是否合理,是否可以将一些岗位合并,或必须拆分出新的岗位。通常,要设置一个新的岗位,应确保该岗位工作量饱满,与其他岗位间不存在职责的重叠等。
八．岗位编制
《职责分配表》在岗位名称下方还应注明该岗位的“计划编制数量”及该岗位的“实际编制数量。
