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华溥管理问答:企业定岗定编存在的困境及解决的办法与步骤

作者:中天华溥来源:华溥咨询

 问:

某非盈利组织人力资源总监:我们是一家5A级非盈利性组织,前段时间我们公司制定了5年发展战略规划,为了保障战略规划的顺利实现,我们开展了定岗、定编工作。在定编中,各个部门负责人都提出人员不足,向人力资源申请增加部门编制。但每个部门都增加编制是不可能的,该如何解决这个问题,请问老师有没有相关的办法帮我们走出这种困境。

答:

中天华溥管理咨询张乾惠老师:您好。根据您描述的情况,经过中天华溥初步分析认为出现这种情况的主要原因是贵公司在定编中缺乏依据,没有定编规则和方法。科学合理的定编可以使企业精简机构、节约用人、提高工作效率。中天华溥建议贵公司在定编前,应思考以下几个问题:

1.定编的主要依据是什么?

2.定编中应考虑哪些因素?

3.定编中有哪些注意事项?

4.采用哪种定编方法?

中天华溥将对上述问题进行一一解答,希望通过问题解答可以给贵公司一些指引和帮助。

问题一:定编的主要依据是什么?

企业定编主要依据于企业战略和业务流程。

1)定编的基本依据是企业的发展战略和业务目标(图1)。

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1:发展战略和业务目标与定编的关系

2)定编的具体依据是工作流程

明确了发展战略和业务目标,还需要理顺工作流程。前面提到的“人、岗、事”三者之间的匹配,其中“事”是基础,但做同样的“事”采用的流程可以是多种,不同的工作流程必然带来不同的岗位设置,继而影响了定编的设置。优化的流程可以提高岗位工作效率,给出更为合理、高效的岗位设置。因此,流程优化也是定编必然涉及的一项工作。

问题二:定编中应考虑哪些因素?

定编时,进行具体定编因素分析是定编工作的一项重要内容。中天华溥在定编影响因素分析时,将从企业、部门、岗位三个层面进行分析。

由于不同企业所处行业不同,企业特点不同,影响企业定编的因素也不尽相同。下面列举了常见的几种影响企业定编因素(图2

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2:企业定编的影响因素

每个部门的具体职责和岗位设置不同,因此,定编的影响因素也不是完全相同的。下面列举了常见了几种影响部门定编的因素(图3

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3:部门定编影响因素

岗位定编中主要受到岗位职责、劳动生产率、新的管理方式和新技术三方面的影响。企业经营和管理重点发生变化,岗位职责会跟随发生变化,这使岗位所需的人员也发生变化;仅是岗位职责还无法确定岗位编制,还要明确履行岗位职责时如何做,劳动生产率如何;新的管理方式和新技术会使工作流程、工作方式等发生变化,工作量会相应发生改变,岗位的编制也必然随之改变。

问题三:定编中有哪些注意事项?

定编不仅能在人员数量和质量满足企业发展需求,更应该为企业建立一套在人员方面能进行自我约束、自我控制的动态调整机制,而不是一套硬性的人员定编的规定。同时定编应考虑企业的现状与未来发展情况以及成本、效率与效益的平衡关系。

问题四:采用哪种定编方法?

根据岗位的工作特性与影响因素等,进一步设计或采用相应的定编分析方法。下面将介绍常见的几种定编方法,包括劳动效率定编法、业务数据分析法、行业比较分析法、预算控制法、专家访谈法等。

劳动效率定编法,实际上就是根据工作量和劳动定额来计算员工数量的方法。适用于实行劳动定额的人员,特别是以手工操作为主的岗位,均适合采用这种方法。

业务数据分析法是根据企业的历史数据,将员工数与业务数据进行回归分析,得到回归分析方程。业务数据分析法适用于成熟的企业,因为这样的企业的历史数据有相对的延续性和稳定性。

行业比较分析法又叫行业比例法,在行业中,由于专业化分工和协作关系的要求,某一类人员与另一类人员之间总是存在一定的比例关系,并且随着后者的变化而变化。该方法适合各种辅助和支持性岗位定编,如人力资源管理人员与业务人员之间的比例在服务业一般为1:100

职责业务分工法,即按组织结构、职责范围和业务分工定编的方法。该方法比较适合分工明确、专业化程度高的企业适用于企业职能科室和车间职能组室的管理人员、服务人员及工程技术人员等类似工种企业管理人员和工程技术人员的定编。

预算控制法是通过人力成本的整体预算来控制测算人员编制的数量,在公司经营目标、利润目标及人力成本总体目标设定的前提下,根据各业务部门、各岗位人力成本的侧算,来设定岗位编制人员的数量。该方法适用于可进行明确的全面预算的企业。

专家访谈法又称德尔菲法,是通过对管理层的访问获得信息。这些信息包括下属员工的工作量、流程的饱满性及员工编制调整建议,最后预测下属员工在一定期限之后的流向。该方法可以作为辅助员工定编的工具与其他定编方法结合使用。

贵公司可根据上述内容结合公司自身情况,重新设计定编方案。在定编方案设计时,建议可采取以下方式分阶段完成(图4)。如在定编设计和实施中遇到问题,可以向中天华溥咨询,同时,中天华溥也可以作为第三方帮助贵公司提供整套的定编设计方案和实施指导的服务。

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4:定编的流程

 

中天华溥管理咨询集团在多年的咨询过程中,遇到了很多公司的管理者提出的各种管理难题,其中很多管理难题都在多个公司中具有共性。华溥咨询集团将逐步选出相关有代表性的管理问题,由专业的老师来作出详细的回答。

本期专家:张乾惠老师:

中天华溥管理咨询公司高级咨询顾问,拥有4年企业实践经验,2年企业管理咨询经验。具有深厚的专业理论知识,曾服务的客户包括但不限于国网电动汽车服务有限公司、湖北华电电力工程有限公司、国家电网青海省电力公司、中国汽车工业协会、中国汽车技术研究中心。